Gestión de Compras

Gestión de Compras

EL INICIO DEL PROCESO DE COMPRA: un proceso es una secuencia ordenada de pasos a efectuar para llegar a la meta fijada. Una vez detectada la necesidad de realizar una compra, se cumplen los pasos adecuados para obtener los bienes deseados.

En cada uno de esos pasos, la empresa debe contar con la información necesaria para lograr un desempeño más eficiente.

PASOS DEL PROCESO DE COMPRAS:

• Planteo ¿A qué proveedor le compramos?
• Información necesaria: Necesitamos saber qué calidad y precio ofrece cada uno de ellos.También interesan los plazos de pago.
• Conclusión: enviamos a los proveedores pedidos de cotización.

Una vez que los proveedores enviaron sus cotizaciones:

• Planteo: ¿Qué proveedor elegimos?
  
  
• Información necesaria: Comparamos las cotizaciones de los proveedores, para seleccionar el que consideramos más adecuado.
• Conclusión: Seleccionamos uno de ellos y le enviamos una Orden de compra.

Una vez seleccionado el proveedor más conveniente, se envía un documento llamado “Orden de compra” por medio del cual se solicita la compra de los bienes deseados.

LA RECEPCION DE LOS BIENES : ¿Qué ocurre al recibir los bienes?

Los bienes llegan acompañados de un documento llamado Remito, emitido por el vendedor.
Hacemos la comprobación de la calidad y cantidad de los bienes, de acuerdo al remito que envió el proveedor y verificamos si lo recibido coincide con lo solicitado.

El comprador firma el Remito en señal de conformidad de los bienes recibidos.

• Planteo: ¿Qué hemos recibido?

• Información necesaria: comparamos el Remito enviado por el proveedor con los bienes recibidos.
  

• ConclusIón: Encontramos concordancia (o no) entre el remito y los bienes.

• Planteo: ¿Hemos recibido lo solicitado?




• Información necesaria: comparamos el Remito enviado por el Proveedor con la orden de compra y lo recibido.
• Conclusión: Encontramos concordancia (o no) entre lo solicitado.

• Planteo: ¿Le damos ingreso a los bienes?
• Información necesaria: Detalle de los artículos ingresados, códigos y cantidades.
• Conclusión: Ingresamos los bienes: al depósito, a la ficha de stock.

DOCUMENTOS COMERCIALES RELACIONADOS CON LA COMPRA:

· Orden de Compra: Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando condiciones de pago y forma de entrega. También llamada Nota de Pedido.

· Remito: Es el documento que confecciona al vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

· Factura: Es el documento que el vendedor entrega al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios a crédito o al contado.

· Ticket: Cumple la misma función que la Factura y se utiliza en operaciones de pequeños importes. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador, quedando en la memoria de la máquina la operación realizada.

· Nota de Débito: la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término.

· Nota de Crédito: es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma: devolución de mercaderías, por haberse facturado de más y por bonificaciones y descuentos realizados.

· Recibo: Es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

· Pagaré: el documento por el cual una persona se compromete a para otra, o a quien esta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.